Preuve de livraison électronique : les points à valider avant de développer
Une preuve de livraison qui ne tient pas en litige coûte plus cher qu’une absence de preuve, parce qu’elle donne un faux sentiment de sécurité. Cette checklist sert à spécifier avant de développer.
Le contenu de la preuve
- 1. Le statut est-il par colis ou par arrêt ? Trois colis acceptés, un refusé, un endommagé : un statut global ne permet pas de traiter le cas le plus fréquent des litiges partiels.
- 2. Les réserves sont-elles typées ? Une zone de texte libre n’est pas exploitable statistiquement et se prête mal à la contestation. Une liste fermée de motifs, complétée par un commentaire, l’est.
- 3. Les photos sont-elles horodatées et géolocalisées à la prise de vue ? Une photo importée depuis la galerie du téléphone n’a pas la même valeur qu’une photo prise dans l’application.
- 4. L’identité du signataire est-elle capturée ? Nom, qualité — destinataire, gardien, voisin, tiers habilité —, et non seulement un tracé de signature.
Les modes de remise
- 5. Chaque mode a-t-il son régime de preuve ? Remise en main propre, dépôt chez un voisin, boîte à colis, point relais, lieu convenu sans présence : ces situations n’appellent pas les mêmes éléments.
- 6. Le cas de l’échec est-il modélisé ? Absence, refus, adresse introuvable, accès impossible — avec la preuve du passage, qui est souvent le point contesté.
L’intégrité
- 7. La preuve est-elle modifiable après coup ? Si un exploitant peut corriger une saisie après la tournée, la valeur probante de l’ensemble s’effondre. La correction doit exister, mais comme un événement supplémentaire, tracé, jamais comme une réécriture.
- 8. La chaîne est-elle complète en mode hors ligne ? Sous-sols de parkings, zones blanches, ascenseurs : ce qui est capturé sans réseau doit conserver son horodatage d’origine, et non celui de la synchronisation.
- 9. La restitution est-elle possible des années après ? Retrouver la preuve d’une livraison à partir d’une référence de commande client, dans un format lisible et exportable.
La conformité CNIL
Ces points ne sont pas des mentions légales : ce sont des fonctionnalités, et elles se conçoivent au départ.
- 10. Les durées de conservation sont-elles différenciées par finalité ? Deux mois dans le cas général ; un an dès lors que la finalité est l’optimisation des tournées ou la preuve d’intervention ; cinq ans pour le seul suivi du temps de travail. Une purge unique appliquée à toute la base est soit illégale, soit destructrice de preuve — donc la finalité doit être portée par la donnée.
- 11. Le conducteur peut-il désactiver la géolocalisation hors temps de travail ? La collecte hors temps de travail est exclue, pauses et trajets domicile-travail compris. Cela suppose une notion de plage de travail qui conditionne la collecte.
- 12. Les représentants du personnel sont-ils exclus du suivi dans l’exercice de leur mandat ? C’est une interdiction explicite, qui se traduit par un attribut excluant certains collaborateurs du traitement.
Deux précisions utiles. La norme simplifiée NS-051, encore citée par de nombreux prestataires, n’a plus de valeur juridique depuis l’entrée en application du RGPD le 25 mai 2018 ; le cadre applicable est la fiche pratique de la CNIL sur la géolocalisation des véhicules des salariés. Et la liste CNIL des traitements soumis à analyse d’impact vise les traitements ayant pour finalité de surveiller de manière constante l’activité des employés, en citant explicitement le chronotachygraphe des véhicules de transport routier.
Ce que la checklist ne couvre pas
Elle ne dit rien de l’expérience du destinataire — créneau annoncé, notification, replanification — qui relève d’un autre sujet mais se conçoit en même temps, parce que les deux partagent le même modèle d’événement.
Elle ne dit rien non plus de l’ergonomie côté livreur, qui est pourtant ce qui décide de la qualité réelle des données : une preuve complète mais coûteuse à saisir sera contournée dès la troisième semaine.
Pour la traduction en projet, voir notre page application de livraison sur mesure.